Uma maleta Dello para chamar de minha

Fazia algum tempo que eu desejava organizar melhor meu material de uso diário. Eu tinha uma pastinha sem divisórias, que não era o produto ideal para manter tudo separado e acessível.

Então, decidi começar o ano mais organizada. Descobri uma maleta que atendeu perfeitamente minha necessidade e pela qual meus olhos brilharam... Faço questão de dividir o achado com você: Maleta Multifuncional A4 DelloEstilo. Veja:

Pode ser usada como maleta ou como pasta, porque a alça é retrátil e possui fecho.

Tem divisórias para acomodar a agenda, documentos, canetas, cartões de visita, trena e outros materiais, além de incluir uma calculadora.

Estas divisórias são ótimas para separar os documentos por assunto.

Veja como ficou a organização do meu material:

Adorei a maleta! E lembro que a Dello fabrica vários itens para quem deseja manter o home office ou a casa organizada. É só conferir no site.

Beijos e até o próximo post.

Consultório organizado, por favor

Ao trabalhar com organização, me tornei uma observadora atenta do universo que me cerca. E, hoje, resolvi escrever sobre um tema que você certamente conhece: a desorganização de salas de espera ou de ambientes de atendimento ocupados por profissionais da área da saúde. Levante a mão se você já passou por um local assim! Porque eu tenho vivenciado situações desagradáveis. 

Sim, falo dos ambientes de recepção e atendimento a pacientes, que encontramos em clínicas e consultórios.

Médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, nutricionistas, entre outros, deveriam prestar mais atenção! Tenho visto excelentes profissionais na sua área de atuação, com um curriculum estrelado, mas que administram o seu "negócio" de maneira amadora. Esquecem (ou não sabem) que toda relação comercial é um negócio e deve ser pensada como tal. Em toda prestação de serviço há um cliente na ponta. Nesse caso, o paciente é o cliente e deveria ser tratado como tal. E a organização é princípio básico do bom atendimento.

Um ambiente de espera ou de atendimento ao público reflete a imagem dos seus profissionais e essa imagem não pode ser prejudicada pela desorganização. Afinal, a primeira impressão é a que fica.

Há locais impecáveis, mas há outros que deixam muito a desejar... Vamos aos fatos que denunciam falta de cuidado e desorganização:

1. Recepção

• Ambientes de recepção com as paredes rachadas, sujas, riscadas e com pintura deteriorada.
• Lâmpadas queimadas.
• Cadeiras com o estofamento rasgado ou sujo.
• Revistas velhas. É fundamental manter material de leitura atualizado. Dias atrás, encontrei revistas de 2007 e 2011 numa clínica. Alô, secretárias e recepcionistas!
• Não disponibilizar café ou água para os visitantes ou pacientes.
• Decoração desatualizada. Um consultório com decoração ultrapassada, me leva imediatamente ao seguinte questionamento: Será que o profissional atualiza seus conhecimentos tal qual atualiza seu ambiente de trabalho? Não precisa ser um ambiente de "mostra de decoração", mas, no mínimo com um visual agradável e atual. 

2. Banheiros 

• Falta de reposição de itens básicos, como papel toalha, papel higiênico, sabonete líquido ou espuma para higienizar as mãos.
• Lixeiras transbordando. Um ambiente de uso frequente precisa ser higienizado mais de uma vez ao dia.
• Ausência de um simples espelho para o usuário se recompor (aconteceu comigo). Seria por economia? Um simples espelho, tão barato e tão necessário? Não creio.

3. Salas de consulta

• Mesas lotadas de papéis soltos, antigos e sem uso.
• Amostras de remédios espalhadas aleatoriamente sobre balcões e mesas.
• Arquivos e gavetas bagunçados, entulhados de pastas.
• Excesso de objetos em estantes, balcões e mesas de trabalho.
• Ambientes sendo dominados pelo pó.

4. Atendimento e comportamento

• Falta de cortesia no atendimento aos pacientes.
• Recepcionistas que sequer levantam os olhos para acolher quem chega.
• Telefone sempre ocupado, retornos demorados, esperas angustiantes.
• Sobreposição de horários na agenda e esperas intermináveis. Se o profissional só consegue atender um paciente a cada 40 minutos, não adianta marcar um paciente a cada 30 minutos, porque a agenda irá atrasar, o que é muito desagradável para os pacientes, principalmente para os que estão agendados nos últimos horários do período. Ninguém tem tempo a perder.
• Falta de proatividade em reagendar consultas, efetuar trocas de horários e dar retorno por telefone. Será a economia, novamente?

Bem, por outro lado, há locais que merecem aplausos pela organização e cuidado com que tratam o paciente.

Portanto, se você for profissional da saúde, fica a dica: repense o seu local de trabalho. Se estiver tudo perfeito, ótimo. Se não estiver, pense no que ele pode melhorar ou se reinventar.

E a dica vale também para escritórios de profissionais liberais.

Abraço e obrigada pela sua atenção.

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5 produtos para organizar seu escritório

Manter o escritório organizado é fundamental para que o local se torne agradável e suas atividades sejam produtivas. Papéis, livros, revistas, folhas soltas, canetas, lápis, borrachas e outros artigos de papelaria são itens que, pela sua natureza, podem gerar desorganização.

Para que a bagunça não se instale ao seu redor, o mercado oferece boa variedade de produtos organizadores, que têm dupla função: também são decorativos. Hoje, mostrarei alguns produtos Dello, que considero bem interessantes para esse propósito e, sobretudo, lindos!

1. Organizador de gavetas

Comece pelas gavetas. Canetas, lápis, réguas, clips, pilhas, apontadores, borrachas e outros itens pequenos geram desordem, se estiverem misturados. Utilize organizadores de gavetas e mantenha os itens agrupados por categoria. Isto facilita na hora de procurar, especialmente objetos pequenos.

2. Caixa tripla de correspondência

Existem caixas simples, duplas ou triplas. Acho a tripla bem interessante. Você pode usar uma divisória para as entradas, ou seja tudo o que você recebeu e precisa tomar alguma ação: ler, fazer, analisar, etc. A outra para as saídas, ou seja, o que já foi resolvido por você e precisa sair da sua mesa para ser encaminhado a pessoa. A terceira divisória é para os assuntos que você já tomou uma ação, mas que estão aguardando um retorno de terceiros, portanto precisam aguardar o seguimento.

3. Porta-revistas ou porta-livros

É mais fácil manusear revistas e livros quando eles estão organizados no sentido vertical. Utilize porta-revistas para acomodá-los. Eles facilitam a consulta e a reposição na mesma ordem, seja ela por assunto, título, alfabética ou outra que você tenha atribuído. Porta-revistas transparentes conferem leveza ao conjunto.

4. Caixas organizadoras

A bagunça também não pode habitar a estante ou o armário. Caixas com tampa são ideais para itens maiores e podem ser identificadas com etiquetas para facilitar na organização. Veja estas, com assinatura de Romero Britto.

5. Pastas com elástico

Papéis soltos geram muita bagunça, impedindo que você localize facilmente o que procura. Procure separar os assuntos que estiver manuseando por interesse e guarde-os em pastas com elástico, que também podem ficar em porta-revistas.

Como você percebe, a organização deve ser ser sua parceira e pode andar de mãos dadas com a beleza. Ou seja,  além de organizado, seu ambiente pode também ser lindo e agradável.

Quem não gosta, não é mesmo?

Beijos, até o próximo post.

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Organizando troféus, placas e outras e homenagens

Em minha atividade como Personal Organizer, tenho a satisfação de conviver com muitas histórias, vividas por personagens únicos, assim como singular é a existência humana. Esta é uma vantagem enriquecedora que contribui com meu aprendizado: conviver com pessoas tão diferentes, onde posso individualizar as soluções de organização para cada história de vida.

Os momentos que marcaram a bem sucedida trajetória profissional de um empresário estão eternizados num importante acervo de troféus, placas, premiações, homenagens e reconhecimentos recebidos ao longo da vida. Tive a oportunidade de organizar esse acervo, alocado no escritório particular desse empresário. E hoje, mostro para você algumas imagens.

O acervo foi identificado e categorizado. Parte dele foi exposto. Um móvel foi especialmente confeccionado para este propósito e montado junto ao ambiente de reuniões. A outra parte do acervo permanece guardada no armário, já que o espaço físico, embora amplo, foi insuficiente para expor tantos reconhecimentos.

Várias homenagens recebidas são miniaturas de componentes mecânicos em escala reduzida, com detalhes perfeitos,

Alguns troféus foram encaminhados para recuperação e polimento. Placas de prata também tiveram seu brilho recuperado e receberam moldura nova. Uma das medalhas recebeu moldura diferenciada e proteção especial. Os diplomas também foram emoldurados.

Uma galeria, no centro do móvel, acomoda os destaques, compostos por premiações de notório reconhecimento público, concedidos por órgãos governamentais, associações e entidades de classe.

Nas galerias laterais, foram dispostos outros troféus, placas de prata e homenagens, recebidos de empresas, clubes de serviço e outras organizações.

E foi reservado um espaço no móvel para acomodar a coleção de miniaturas de veículos, que retrata o segmento de atuação do empresário.

Nas paredes, foram fixados os diplomas acadêmicos, os títulos e as homenagens impressas.

E outra parede expõe os certificados e diplomas acadêmicos da esposa do empresário, já que este é um family office.

Não preciso dizer que ficou lindo. Você mesmo conferiu nas fotos.

Uma trajetória profissional e pessoal estrelada que merece aplausos, agora devidamente organizada e eternizada. E fica aqui o meu agradecimento especial ao empresário, que autorizou a publicação das fotos.

*Obs: Nomes e identificações foram propositalmente desfocados.

Obrigada a você, leitor, que me acompanha semanalmente. Até o próximo post. Espero que tenha gostado.

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A arte que organiza e decora

Caixas e pastas são recursos excelentes na organização doméstica: cumprem proposta funcional e decorativa.

Nelas, você pode organizar e guardar inúmeros itens: roupas de festa, calçados sociais, bolsas, acessórios, artigos de praia, contas a pagar, documentos, tudo o que você quer manter categorizado para não gerar bagunça, bem como organizado para que você consiga localizar facilmente. Enfim, não há limite para colocar sua criatividade em prática e usar estes dois recursos.

Existem caixas e pastas de vários materiais e numa infinidade de modelos, formatos e cores. Combiná-las com a decoração é a dica certeira para ter um ambiente organizado, agradável e bonito.

A Dello, tradicional fabricante de artigos escolares, para escritório e organização, possui uma variedade de lindas caixas e pastas, dentre as quais, uma linha assinada pelo artista pop brasileiro Romero Britto.

Romero Britto é Pernambucano, vive nos Estados Unidos há bastante tempo e faz muito sucesso internacionalmente. Em sua arte, Romero usa cores vibrantes e estampas fortes, traduzindo sentimentos como esperança e felicidade.

Caixas e pastas com este visual tão singular deixarão seu ambiente alegre e cheio de estilo.

Ambiente com toque de arte, que tal?

E para que a organização realmente funcione, todas as caixas e pastas devem ser etiquetadas, identificando seu conteúdo.

Também não esqueça de acrescentar um sachê de Moffim nas caixas, para eliminar a umidade, prevenir o mofo e os maus odores.

Beijos! Boa organização.

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Como guardar (sem extraviar) documentos pessoais

Carteira de Identidade, CPF, Título de Eleitor, Passaporte e outros documentos que você conhece bem, têm dimensões reduzidas. 

E nem sempre carregamos todos eles na bolsa ou na carteira diariamente. Costumamos levar conosco apenas os principais, ou os necessários para a ocasião, deixando os outros em casa. Como e onde guardá-los? É ali que mora o perigo: se eles não ficarem todos juntos e com critério, correm o risco de serem esquecidos ou extraviados no meio de outros papéis. E, na hora de procurar, ninguém viu, ninguém sabe...

Então, aqui vai uma dica: junte e acomode todos os documentos de uso esporádico num só local. Um dos princípios básicos da organização física é reunir os itens por categorias.

Use uma pasta sanfonada pequena para cada membro da família. Identifique o nome de cada um na pasta.

Faça etiquetas nomeando individualmente os documentos pertencentes a cada pessoa. Se você não tiver uma etiquetadora, compre etiquetas prontas (aquelas que se usa para colocar preços em produtos e são bem baratinhas) e escreva com caneta.

Cole as etiquetas nas abas de cada divisória interna da pasta sanfonada.

Acomode um a um nas divisórias. Repita o processo destinando uma pasta para cada morador.

Para os documentos maiores, como certidões de nascimento, casamento, etc., use pastas tamanho ofício ou A4.

Lembre-se: é importante que tudo permaneça na mesma gaveta ou no mesmo ambiente, para que seja facilmente encontrado. E não deixe de colocar no local um sachê de Moffim para prevenir a umidade e o mofo nos documentos.

Gostou da dica organizada? Então compartilhe.

Eu ficarei muito agradecida.

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É hora do Imposto de Renda

Março e abril são os meses em que muitos brasileiros precisam elaborar a Declaração Anual de Ajuste do Imposto de Renda da pessoa física.

Se este é o seu caso, procure reunir os comprovantes com antecedência É prudente entregar a declaração dias antes do prazo final, para evitar possíveis imprevistos de última hora.

Você tem dúvidas sobre os comprovantes que deve reunir? Eu já escrevi sobre isso no blog e vou deixar novamente o link para você ler.

Você clica aqui, lê, se organiza e se libera logo desta responsabilidade.

E este é o link da Receita Federal para o IRPF 2015. Aqui você esclarece todas as suas dúvidas.

Bom trabalho.

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Organizando os pagamentos

Contas, faturas, carnês, débitos, mensalidades, ai meu Deus, quantos compromissos financeiros temos todos os meses! E não podemos esquecer de nada.

Como controlar tudo sem perder o controle? Nem sempre as contas podem ser programadas para cair em débito bancário. Minha sugestão é colocar a papelada numa pasta sanfonada (até rimou!), também chamada pasta follow-up. Você conhece? 

Pastas sanfonadas têm 31 divisórias, para você colocar as contas a vencer dentro do dia correspondente ao seu respectivo vencimento. Ou seja, todas as contas que vencem no dia 10 vão ficar dentro da divisória 10 e assim sucessivamente. Se você criar o hábito de olhar a pasta todos os dias, não há risco de se esquecer de nada.

Existem vários modelos de pastas, de plástico e de papelão. Veja estas da Dello: 

A Dello também tem outros artigos bem práticos para quem deseja se organizar melhor. Vou deixar o link aqui - Dello.

E também há no mercado outros modelos de pasta sanfonada menores, de 12 divisórias (para os meses do ano), alguns bem personalizados, como esta:

Um charme, não acha?

Ah, mais um detalhe: para uma atividade virar hábito, ela deve ser praticada diariamente por três semanas, no mínimo. Insista, depois que virar hábito, você não se esquecerá de olhar a pasta e sua programação financeira ficará mais organizada.

Beijos.

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Como organizar os comprovantes para o Imposto de Renda

Eu me organizo para a elaboração da Declaração Anual de Ajuste do Imposto de Renda Pessoa Física no comecinho de cada ano, e você?

Para facilitar o trabalho, é só nomear uma pasta específica onde serão arquivados todos os comprovantes e documentos relativos ao ano-base e que serão necessários para a confecção da Declaração de IRPF no ano seguinte.

Por exemplo: IRPF 2016, ano-base 2015 (ou exercício 2015). Nessa pasta, deve-se guardar todos os comprovantes e documentos que forem acumulados ao longo de 2015, e que serão necessários em março e abril de 2016.

E o que guardar?

Documentos ou comprovantes que contemplem a declaração de bens e direitos:

Cópias de escriturar e registros de compra e venda de imóveis
Recibos e notas fiscais relativos a reformas de imóveis e construções (materiais e mão de obra)

Cópias de Certificados de Registros de Veículos e notas fiscais (se houver aquisição de veículos novos)

Pagamentos de consórcios
Pagamentos de empréstimos

Extratos bancários de contas correntes, poupanças e outros investimentos

Extratos de ações e transações efetuadas via corretoras e bolsas de valores

Comprovantes que possibilitem deduções: 

Pagamentos de pensão alimentícia

Pagamentos de previdência privada
Contribuições ao INSS
Contribuições patronais ao INSS relativos a empregados domésticos

Comprovantes de doações feitas a entidades assistenciais

Despesas com instrução do titular e dependentes (escolas, universidades, cursos técnicos, etc.)
Despesas com saúde do titular e dependentes (pagamentos de planos de saúde, despesas hospitalares, exames laboratoriais, próteses, órteses, lentes intraoculares, aparelhos, bem como honorários a médicos, dentistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, psicólogos, etc.)

Comprovantes de rendimentos tributáveis e isentos recebidos:

De trabalho assalariado

De aposentadoria ou pensão

Lucros e dividendos recebidos

Rescisões de contratos de trabalho
FGTS
Seguro-desempego

Restituição do IRPF do ano anterior 
Recibos de aluguéis

Será que esqueci algo? Alguns dos comprovantes mencionados só estarão disponíveis no final do ano, mas isso você sabe.... 

Enfim, este é só um resumo dos princiais documentos que devem ser acumulados. Para esclarecer dúvidas adicionais, é recomendável consultar o site da Receita Federal - IRPF, onde está um guia de perguntas e respostas (relativo à Declaração de 2014 e é preciso considerar que algo pode mudar de um ano para o outro). Se ainda assim você tiver dúvidas sobre algum comprovante, é melhor deixá-lo na pasta junto com os demais para fazer o aproveitamento ou descarte oportunamente, consultando seu contador ou quem vai fazer a sua declaração.

Deste modo, fica mais fácil deixar tudo organizado para o momento de elaborar a declaração e você não precisa sair à procura dos comprovantes no último minuto do segundo tempo, correndo o risco de esquecer de algo importante.

Simples assim.

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